Algumas considerações sobre controles e indicadores de desempenho em empresas contábeis

0
73

Artigo escrito por Sérgio Lopes*

Provavelmente você já ouviu, leu ou assistiu alguém palestrando sobre a importância que é para as empresas possuírem controles e desenvolverem e implantarem indicadores de desempenho como instrumentos de apoio à sua gestão, algo que está se tornando cada vez mais comum, nos mais variados tipos de empresas, inclusive, nas empresas de serviços contábeis.

Vamos tecer algumas considerações a respeito sobre o assunto começando por um conceito de controle à luz da Administração, visto que esta é ao lado do Planejamento, Organização e Direção uma das quatro funções de Administração sobre as quais estão fundamentados os princípios da Escola Neoclássica de Administração, da qual Peter Drucker é o seu mais expressivo representante e que está intimamente ligada à função Planejamento.

Conceitualmente podemos considerar que Controle é a atividade de “medir, comparar e avaliar resultados reais com os previstos no planejamento e tomar decisões com base nas informações obtidas” e sua ferramenta básica é o conjunto de indicadores de gestão que comparam os resultados planejados com os resultados efetivamente realizados.

Este conjunto de indicadores de desempenho forma o que comumente chamamos de Sistema de Medição de Desempenho que é construído por várias “métricas” (outro nome para indicadores de desempenho) e se constituem nos elos entre os objetivos planejados e os resultados das atividades realizadas nas empresas e se caracterizam por servirem para medir o desempenho das diferentes variáveis que afetam a saúde do negócio em suas mais variadas frentes, tais como: financeiras, operacionais, qualidade, produtividade, recursos humanos, comercial etc.

A avaliação do desempenho é uma parte essencial do controle da Organização e o que deve ser medido depende do que se pretende atingir, ou seja, as  medidas de desempenho (métricas) devem estar relacionadas com os objetivos e metas definidas em seu Planejamento Estratégico.

Numa conceituação ampliada consideramos que acompanhamento, controle e avaliação são atividades intrinsecamente relacionadas cuja finalidade é “a verificação, medição e análise periódica das ações executadas, visando aferir o desempenho do processo, propondo eventuais ações corretivas, preventivas ou revisões nos objetivos, metas, estratégias e/ou planos de ações”.

Este conceito ampliado nos leva a afirmar que a diferença fundamental entre acompanhamento e controle é que no acompanhamento você não intervém no processo e, em contrapartida, no exercício efetivo do controle você não só intervém no processo, como compara e avalia resultados e toma decisões preventivas ou corretivas ou ambas para melhorar os futuros resultados mediante intervenção nos processos visando, acima de tudo, inverter tendências negativas ou fortalecer tendências positivas.

Em síntese, o ciclo virtuoso da função Controle implica na conjugação efetiva dos verbos: medir, avaliar, decidir, melhorar.

São inúmeros os tipos de indicadores de desempenho que podem ser implementados nas empresas para o efetivo exercício da função “acompanhamento, controle e avaliação”, sendo que alguns autores sugerem que a empresa faça uma seleção dos mesmos e trabalhe apenas com os chamados indicadores-chaves, também conhecidos pela sigla KPI (Key Performance Indicator).

Independente do nome ou de sua abrangência, sua empresa de serviços contábeis não pode prescindir de possuir alguns indicadores de desempenho que servirão para monitorar seus processos, avaliar seus resultados e lhe mostrarem se sua empresa está no caminho certo, aquele originalmente traçado quando foi elaborado o Planejamento Estratégico.

Ressalte-se que, é no momento do Planejamento Estratégico que as empresas definem seus KPI’s, aqueles indicadores que serão utilizados permanentemente para balizamento das suas ações estratégicas.

A título de colaboração, eu lhe apresento alguns exemplos de indicadores econômico-financeiros aplicáveis a empresas de serviços contábeis:

  • Faturamento total (previsto x real)
  • Recebimento total / faturamento total
  • Faturamento médio / cliente (total)
  • Faturamento médio / cliente (especialidade)
  • Custo total (previsto x real)
  • Custo médio / cliente
  • Custo com pessoal / faturamento
  • Custo departamento ABC / custo total
  • Custo pessoal técnico / custo total
  • Custo pessoal apoio / custo total
  • Lucro / faturamento total

Igualmente, apresento-lhe alguns exemplos de indicadores operacionais, de qualidade e produtividade também aplicáveis a empresas de serviços contábeis:

  • Quantidade de clientes (evolução ao longo do tempo)
  • Quantidade de clientes / ramo de negócio
  • Quantidade de prospecções
  • Quantidade de propostas feitas
  • Quantidade de propostas aceitas
  • Recálculo de folha de pagamento
  • Recálculo de guias de impostos e encargos
  • Cumprimento de prazos de fechamentos
  • Reclamações de clientes

E, para finalizar as sugestões, alguns indicadores de desempenho que considero fundamentais para a gestão de empresas de serviços contábeis:

  • Produtividade do pessoal
  • Expansão da base de clientes
  • Níveis de eficiência de custos
  • Índice de Satisfação dos clientes (pesquisas periódicas)
  • Prazos de recebimento
  • Perdas de clientes (quantidades/causas/tempo)
  • Índices de qualidade
  • Faturamento/recebimento/inadimplência
  • Índice de não atendimento de prazos
  • Multas pagas por falhas internas
  • Devoluções de serviços entregues (não aceitação por parte dos clientes)
  • Horas extras/horas normais
  • Rotatividade do quadro de pessoal (turnover).

De modo geral, os Indicadores de Desempenho são Informações de natureza qualitativas e/ou quantitativas, que registram e retratam o comportamento de uma atividade, função ou de toda empresa, normalmente representados por valores e grandezas mensuráveis, absolutas ou relativas, que variam no tempo.

São essenciais para se dispor de uma base racional para a tomada de decisões; pois, se não houver pontos de referências (quantitativos ou qualitativos) é impossível saber a situação real da empresa. Repetimos, sem métricas, os gestores apenas acompanham os processos.

Por fim, não se esqueça… Numa empresa, tudo pode e deve ser controlado. O que pode variar são: OS CRITÉRIOS, AS PRIORIDADES E  AS MÉTRICAS.

Entretanto, não basta implantar os controles, é preciso: capacitar os que irão operacionalizar os processos; fiscalizar o cumprimento das regras, normas, regulamentos e capacitar os que coletarão e tratarão os dados gerados pelos processos para elaboração dos gráficos e relatórios dos indicadores implantados,  a fim de que você possa tomar, no tempo e na medida certa, as melhores decisões para o seu negócio.

*Sérgio Lopes – contador

 

Use o APP do Contabilidade na TV e mantenha-se informado!
Baixe para iOS.
Baixe para Android.
Baixe em HTML5.

Anúncio
COMPARTILHAR
Artigo anteriorComo proteger seu fluxo de caixa durante a crise
Próximo artigoMarketing Contábil: Guia básico para conseguir clientes através da internet
Sérgio Lopes
Mestre e graduado em Administração. Experiência profissional de 52 anos adquirida em empresas de diferentes portes e segmentos econômicos. Nos últimos 34 anos têm atuado ativamente como Consultor Empresarial, Docente em cursos de Graduação e de Pós-graduação / MBA e Instrutor em Cursos de Educação Corporativa, lecionando em diversos Estados do País. Conteudista e tutor de disciplinas de Cursos de Graduação e PG, modalidade EAD, plataforma Moodle. Atua, também, como Palestrante, Pesquisador e Articulista e possui diversos artigos publicados, em jornais, revistas e sites da Internet. Participa de projetos de voluntariado junto a Entidades de Classe. Suas áreas de atuação são Gestão Empresarial, Mudança e Inovação Organizacional, Qualidade e Recursos Humanos.

DEIXE UM COMENTÁRIO

Por favor, escreva seu comentário.
Seu nome